Persondata

Sinding & Co. behandler persondata om blandt andet vores kunder, lejere og samarbejdspartnere, og nedenfor kan du læse, hvordan vi indsamler, behandler og sletter persondata, samt om dine rettigheder. Sinding & Co. er den samlede betegnelse for selskaberne med evt. binavne:

Sinding & Co. Ejendomsadministration A/S, cvr.nr. 35856145
Sinding & Co. Entreprise A/S, cvr.nr. 33051387
Sinding & Co. Asset Management A/S, cvr.nr. 33256051
Sinding Gruppen A/S, cvr.nr. 27291082

Dataansvarlig

Sinding & Co. er i forhold til blandt andet kunder og samarbejdspartnere dataansvarlige, hvorimod vores kunder er dataansvarlige over for sine lejere eller foreningsmedlemmer m.v., hvor Sinding & Co. er databehandler på vegne af den dataansvarlige.

Sinding & Co. sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen, og Sinding & Co. kan som dataansvarlig kontaktes på følgende:

Sinding & Co.
Havnegade 2a
8000 Aarhus C
Tlf. (+45) 86761414
E-mail: Info@sindingco.dk

Formål med behandling af persondata

Formålet med behandlingen af personoplysningerne kan være forskellige, men det vil altid være legitime formål, og vi behandler kun de relevante, nødvendige og tilstrækkelige oplysninger til brug for det enkelte formål.

Vi behandler sædvanligvis personoplysningerne i forbindelse med opfyldelse af indgåede aftaler, herunder lejeaftaler, administrationsaftaler, pasningsaftaler og entrepriseaftaler vedrørende ejendommen og dets lejemål.

Derudover behandler vi personoplysninger til opfyldelse af lovkrav, herunder krav vedrørende leje-, hvidvask-, og bogføringslovgivning, ligesom behandling af personoplysninger vil være nødvendig i tilfælde af tvistigheder.

Se endvidere under Indsamling og behandling af oplysninger.

Indsamling og behandling af oplysninger

I det følgende beskrives for forskellige typiske persongrupper, hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor oplysningerne behandles, og hvorfra oplysningerne kommer.

Lejere, fremlejetager, lejesøgende, der retter henvendelse m.v.

Oplysninger, som vi behandler, modtages eller indhentes sædvanligvis fra den pågældende person selv, f.eks. via e-mailkorrespondance, udfyldelse af lejekontrakt, telefonsamtaler, møder m.v., men vi kan også modtage oplysninger fra øvrige medlemmer af husstanden, andre beboere/brugere af ejendommen, viceværter, udlejer, tidligere administratorer af ejendommen, ejer- eller grundejerforeningen m.v. samt fra offentlige myndigheder, herunder fra domstolene, og fra offentlige registre.

Hvis du hos en af vores kunder er lejer, potentiel lejer, fremlejetager, eller en person, der henvender sig på vegne af en lejer i henhold til fuldmagt, kan vi efter omstændighederne behandle følgende almindelige persondata:

Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. (Er nødvendigt for at kunne kommunikere effektivt)
Oplysninger om og korrespondance vedrørende lejeforholdet, herunder klager afgivet eller modtaget, klager over adfærd. (Er nødvendigt for den daglige drift, opretholdelse af god ro og orden)
Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, udlæg i depositum med tilhørende fundament. (Er nødvendigt for lejeopkrævning, tilbagebetaling, korrekt frigivelse af depositum)
Registreringsnummer på bil, såfremt lejeforholdet vedrørende eller omfatter parkeringsplads. (Er nødvendigt parkeringstilladelse og kontrol)

Derudover kan vi behandle nogle oplysninger, som er tillagt højere beskyttelse:

Familiemæssige forhold, oplysninger om husstand, skilsmisse, samlivsophør, konkurs og død. (Er nødvendigt for tilbud om relevant lejemål, lejerskifte, husstandsstørrelse, anmeldelse af krav i døds- eller konkursbo)
Sygdom, indlæggelse, udenlandsophold, værnepligt, fængselsafsoning osv. (Er nødvendigt for vurdering af indretning af lejemål, fremlejeret, kommunikation)
CPR-nummer (Er nødvendigt for sikker identifikation)

Kunder og dennes kontaktpersoner, reelle ejere og evt. bestyrelsesmedlemmer (administrations-, pasnings- og entreprisekunder)

Oplysninger, som vi behandler, modtages eller indhentes sædvanligvis fra den pågældende person selv, f.eks. via e-mailkorrespondance, udfyldelse af kontrakt, telefonsamtaler, møder m.v., men vi kan også modtage oplysninger fra øvrige medlemmer fra bestyrelsen / selskabet, andre brugere af ejendommen, entreprenører, vicevært, tidligere administratorer af ejendommen, ejer- og grundejerforeningen m.v. samt fra offentlige myndigheder, herunder fra domstolene, og fra offentlige registre såsom tingbogen, CVR., og OIS.

Hvis du som fysisk person er kunde hos Sinding & Co., eller du er kontaktperson for et selskab som er kunde, enten fordi du eller dit selskab har ejendomme under administration hos os, har indgået pasningsaftale eller fordi vi bistår eller rådgiver i forbindelse med en entreprise, kan vi efter omstændighederne behandle følgende almindelige persondata:

Navn, stilling, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på fysiske personer. (Er nødvendigt for at kunne kommunikere effektivt, sikre ejerskab og beslutningskompetence)
Oplysninger om og korrespondance vedrørende ejendommen eller byggesagen. (Er nødvendigt for den daglige drift, planlægning og udførelse af vores ydelser)
Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, betalingsmisligholdelse, udlæg i tilgodehavender med tilhørende fundament. (Er nødvendigt for fakturering, tilbagebetaling, betaling af tilgodehavender eller frigivelse af sikkerhed)

Derudover kan vi behandle nogle oplysninger, som er tillagt højere beskyttelse:

CPR-nummer, hvis du som fysisk person er kunde hos os. (Er nødvendigt for sikker identifikation)
Kopi af billedlegitimation (pas, kørekort, sygesikringsbevis. (Er nødvendigt for at sikre opfyldelse af loven mod hvidvask)

Medlem af grund- eller ejerforeninger o.li.

Oplysninger, som vi behandler, modtages eller indhentes sædvanligvis fra den pågældende person selv, f.eks. via e-mailkorrespondance, telefonsamtaler, møder m.v., men vi kan også modtage oplysninger fra øvrige medlemmer af bestyrelsen, andre beboere/brugere af ejendommen, vicevært, tidligere administratorer af ejendommen m.v. samt fra offentlige myndigheder, herunder fra domstolene og fra offentlige registre.

Hvis du er medlem af en grund- eller ejerforening eller i bestyrelsen i en sådan, som vi administrerer, kan vi efter omstændighederne behandle følgende almindelige persondata:

Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. (Er nødvendigt for at kunne kommunikere effektivt)
Oplysninger om og korrespondance vedrørende ejendommen, beboere/brugere, herunder klager afgivet eller modtaget, klager over adfærd, lejeforhold, dersom ejerlejligheden er udlejet. (Er nødvendigt for den daglige drift, opretholdelse af god ro og orden, overholdelse af vedtægt)
Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, udlæg i deposita med tilhørende fundament. (Er nødvendigt for opkrævning, tilbagebetaling, korrekt frigivelse af sikkerhed)
Registreringsnummer på bil, såfremt aftalen vedrørende eller omfatter parkeringsplads. (Er nødvendigt parkeringstilladelse og kontrol)

Derudover kan vi behandle nogle oplysninger, som er tillagt højere beskyttelse:

CPR-nummer. (Er nødvendigt for sikker identifikation)

Samarbejdspartnere (netværk, leverandørers kontaktpersoner)

Oplysninger, som vi behandler, modtages eller indhentes sædvanligvis fra den pågældende person selv, f.eks. via e-mailkorrespondance, udfyldelse af kontrakter eller tilmeldingsformularer, telefonsamtaler, møder m.v., men vi kan også modtage oplysninger fra offentlige myndigheder og fra offentlige registre.

Hvis du er en af vores samarbejdspartneres kontaktperson eller deltager i kursus-, netværks- eller lignede arrangementer, kan vi efter omstændighederne behandle følgende oplysninger persondata:

Navn, adresse, stilling, telefonnummer og e-mailadresse. (Er nødvendigt for at kunne kommunikere effektivt)
Branche, fagkundskab og professionelle præferencer. (Er nødvendigt for at kunne tilbyde relevante tilbud)

Videregivelse af persondata

Vi videregiver alene persondata til kunder, samarbejdspartnere, offentlige myndigheder og andre, hvis vi er berettiget hertil.

Dette vil ofte være i forbindelse med husleje- eller andre opkrævninger, forbrugsregnskaber, tilmelding til forsyningsselskaber, afregning af depositum eller sikkerheder, forudbetalinger o.li., ved orientering til beboerrepræsentation, generalforsamling, bestyrelsen eller til revisor, advokat, banker og realkreditinstitutter og ved anmodning fra offentlige myndigheder.

Derudover kan vi videregive personoplysninger i forbindelse med tvisligheder til offentlige myndigheder og domstolene, f.eks. ved huslejenævnssager, boligretssager eller inddrivelse af tilgodehavender. Derudover kan vi til brug for vurdering af lejens størrelse i et område videregive oplysninger fra lejekontrakten til tredjemand, domstolene o.li.

Endelig kan vi videregive kontraktoplysninger til håndværkere i forbindelse om arbejder i ejendommen eller i lejemålet, eller til en potentiel ny lejer, hvor den eksisterende lejer skal fremvise lejemålet.

Derudover deler vi ved salg af ejendommen oplysninger om ejendommen og lejeforholdene i et datarum, der stilles til rådighed for potentielle købere, og overdrager oplysningerne ved gennemførelse af et salg.

Sletning af persondata

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.

Med henblik på opfyldelse af bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne kan vi dog opbevare dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor kontraktforholdet er ophørt.

Dine rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata.

Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark eller til udlandet.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse eller til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vore kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtigheden består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder f.eks., hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, skal du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.